Uit de praktijk
Miscommunicatie over selectie-eisen en referenties
Laatst zagen we weer over hoe miscommunicatie tot een hoop onbegrip en verwarring kan leiden. Even bellen en constructief meedenken leidde er gelukkig toe dat uiteindelijk de aanbesteder en inschrijvers weer verder konden met het inkoop- en aanbiedingsproces. Wat was het geval?
De aanbesteder stelde als eis dat er bij de referenten nieuwe handtekeningen en verklaringen gevraagd zouden worden. Inschrijvers stelden hierover vragen. Het antwoord in de Nota van Inlichtingen (NvI) was goed bedoeld maar maakte het eigenlijk alleen maar onduidelijker voor de potentiële inschrijvers. Was het nou wel of niet nodig om die handtekening opnieuw te halen? En bij een andere vraag ging het ook een andere kant op: naast de selectie-eisen bleek dat de aanbesteder wilde dat de referenties regionaal waren uitgevoerd. Was dit nu een extra eis?
Nadat wij deze signalen ontvingen, hebben wij eerst maar eens een belletje gepleegd met de aanbesteder. Gelukkig bleek de soep niet zo heet gegeten te worden als het leek te worden opgediend. Aan de ene kant vonden ze dat inschrijvers op zijn minst de moeite konden nemen om de handtekening op te vragen. Lukte dat om wat voor reden (bijvoorbeeld meivakantie) niet, dan was het ook goed en kon volstaan worden met de algemene tevredenheidsverklaring. Uit het telefoon gesprek merkte we daarnaast op dat er een uitdrukkelijke zorg zat bij de aanbesteder of storingen tijdig zouden worden opgelost, en dat zou moeilijk worden met een partij die ver weg gevestigd zit. De aanbesteder begreep echter ook dat dat niet via een referentie-eis kon worden gevraagd dat de referentie uit de buurt kwamen maar dat er andere methoden zijn om dit risico te beperken, bijvoorbeeld via contractuele afspraken of dit uitvragen in gunningscriteria.
Het was een goed gesprek over wederzijdse belangen dat resulteerde in een compromis. Ze vroegen ons het allemaal nog even op de mail te zetten en als we dat toch deden, of we gelijk een voorstel voor de formulering van het antwoord in de nieuwe NvI konden schrijven. Zo gezegd, zo gedaan en ons tekstvoorstel werd 1-op-1 overgenomen in de nieuwe NvI. Voor de inschrijvers leidde dit tot duidelijkheid en minder administratieve lasten en de aanbesteder kreeg uiteindelijk toch wat ze beoogden.