Uit de praktijk
Lastenverlichting, tot ieders tevredenheid
Installatiebedrijven hebben vaak één ding voorop staan: de zaken zo doen dat de klant tevreden is. Want een tevreden klant is een visitekaartje voor het bedrijf. De aanbesteder wil meestal ook graag weten of de inschrijver wel tevreden klanten heeft. Hiervoor vragen zij dan om een Tevredenheidsverklaring. Deze verklaring vraagt de opdrachtnemer vaak na afronding van het project, zodat zij deze kunnen gebruiken bij de referentie-eisen van nieuwe aanbestedingen. Het is voor zowel de inschrijver als de vroegere opdrachtgever niet handig als aanbesteders telkens nieuwe en aangepaste tevredenheidsverklaringen eisen bij aanbestedingen. De inschrijver moet weer naar de oude opdrachtgever, die moet vervolgens weer een document opstellen en tekenen. Extra administratieve lasten waarvan het doel vaak onduidelijk is, de standaard tevredenheidsverklaring is immers al in het bezit van de gegadigde.
Afgelopen maand waren er weer twee van dergelijke gevallen. In het eerste geval vroeg de aanbesteder naast de standaard tevredenheidsverklaring ook nog een verklaring naar de tevredenheid over de onderhoudsperiode het jaar erop. Wij vonden dit niet nodig: laat de inschrijver zelf verklaren dat de opdrachtgever tevreden was.
De aanbesteder kan desgewenst de referent nabellen over de juistheid van de door de inschrijver gegeven informatie. Daarnaast werd door het stellen van de eis naar de tevredenheid over de onderhoudsperiode de refertetermijn verkort van vijf naar vier jaar. En in het andere geval wilde de aanbestedende dienst projectspecifieke informatie in de verklaring.
Ook deze was bij inschrijvers niet direct voorhanden. Een belletje en een e-mail naar beide aanbesteders was voldoende om tot de conclusie te komen dat het inderdaad niet nodig is nieuwe tevredenheidsverklaringen te vragen. Hierdoor hoefden de inschrijvers niet meer apart naar de oude klant te gaan. Dit tot tevredenheid van de inschrijvers, de referenten, de aanbestedende dienst en ons.