Beter aanbesteden: handreiking tenderkostenvergoeding
Op 15 oktober 2018 heeft staatssecretaris Keijzer van Economische Zaken en Klimaat de handreiking tenderkostenvergoeding aangeboden aan de Kamer. De handreiking tenderkostenvergoeding is een initiatief binnen het traject Beter Aanbesteden.
Vaak een frustratie voor inschrijvers: geen tenderkostenvergoeding terwijl er door de aanbestedende dienst een flinke inspanning voor het doen van een aanbieding wordt gevraagd. De Gids Proportionaliteit bevat wel regels voor een vergoeding, maar in de praktijk wordt vaak geen vergoeding beschikbaar gesteld. Uit het traject beter aanbesteden is naar voren gekomen dat een oplossing voor dit probleem wenselijk is. De handreiking tenderkostenvergoeding is actiepunt 14 van de Actieagenda Beter Aanbesteden.
Naast de bestaande wettelijke regels over inschrijfkosten in de Gids Proportionaliteit, is deze handreiking met name bedoeld om aanbestedende diensten te helpen met het daadwerkelijk opstellen van een tenderkostenregeling. Verkeerd of geen gebruik van de tenderkosten leidt tot ontevredenheid bij ondernemers, waardoor ondernemers minder geneigd zijn op tenders in te schrijven. Daarmee krijgen aanbestedende diensten minder, suboptimale of helemaal geen aanbiedingen. Het is daarom in hun eigen belang dat er een goede tenderkostenregeling is.
Aanbevelingen uit de handreiking
In de handreiking staan drie aanbevelingen voor aanbestedende diensten:
- Een sterke aanbeveling is om in het inkoopbeleid en/of het inkoopactieplan aandacht te besteden aan tenderkostenvergoeding.
- Een opvolgende aanbeveling is dat bij elke aanbesteding het onderwerp ‘tenderkostenvergoeding’ als aandachtspunt/actiepunt op de agenda moet staan zodat hier bewust en tijdig een keuze in wordt gemaakt.
- Bij toepassing van tenderkostenvergoedingen dienen deze te worden gebudgetteerd.
De volgende uitgangspunten zijn daarbij opgenomen:
- Geen vergoeding bij laagste prijs
- Geen vergoeding bij reguliere aanbesteding (en wel bij EMVI (BPKV) aanbestedingen)
- Alleen vergoeding voor geldige inschrijvingen (met uitzondering van de winnaar)
- Nadenken over beperking in aantal vergoedingen
- Geen volledige vergoeding van gemaakte kosten
- Ook vergoeding bij intrekking aanbesteding/ mislukte aanbesteding
Met deze handreiking komt de rekenvergoeding zeer zeker niet terug. Normale offertekosten behoren tot het ondernemersrisico en het is niet de bedoeling dat hier standaard een vergoeding voor wordt gegeven. Echter, wanneer de gevraagde inzet van de ondernemer buitenproportioneel groot is ten opzichte van de omvang van de opdracht en de kans deze te winnen, dan kan een tenderkostenvergoeding redelijk zijn. Om inzicht te krijgen in het gebruik van een tenderkostenvergoeding worden steekproeven uitgevoerd.