Aanbesteden en Artificial Intelligence (AI): 'Drie belangrijke veranderingen'

Voordat ik op de belangrijkste veranderingen kom, is het goed om eerst even kort stil te staan bij wat AI eigenlijk inhoudt. Wanneer ik het aan ChatGPT (de bekendste AI chatbot) vraag dan geeft deze de volgende definitie:

“Artificial Intelligence (AI) verwijst naar de ontwikkeling van computersystemen die taken kunnen uitvoeren die normaal menselijke intelligentie vereisen, zoals leren, redeneren en probleemoplossen”.

AI heeft dus het vermogen om taken van mensen over te nemen en ik zie dat hier in de aanbestedingswereld steeds meer gebruik van wordt gemaakt. Traditioneel vertrouwden bedrijven en overheden op menselijke beoordelingen en processen om beslissingen te nemen bij het binnenhalen en toewijzen van contracten, maar AI lijkt hier een verandering in te brengen. Hieronder zet ik er drie uiteen:

1. Meer efficiëntie: beter beheren en sneller genereren van documenten

Aanbestedingsprocessen zijn vaak een tijdrovende exercitie voor zowel aanbestedende diensten als marktpartijen. Dit komt deels door de afhankelijkheid van menselijke input. Het opstellen en doorgronden van aanbestedingsdocumenten en het schrijven van teksten zijn tijdrovende activiteiten, die door middel van AI een stuk efficiënter kunnen. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van AI voor documentbeheer, zoals documentclustering. Deze systemen kunnen grote hoeveelheden gegevens tot de kern van de uitvraag clusteren en helpen bij het classificeren van relevante informatie uit documenten. Ook kan AI helpen bij het opstellen van EMVI-plannen (economisch meest voordelige inschrijving) en selectiecriteria. Het kan voorkomen dat informatie voor EMVI-plannen in organisaties soms lastig is op te halen, omdat vakmensen bijvoorbeeld onbewust bekwaam zijn in hun werkzaamheden. Chatbots kunnen hierbij helpen. Door bijvoorbeeld ChatGPT te vragen naar veelvoorkomende vormen van overlast bij installatiewerkzaamheden op een specifieke locatie, zoals een school, kunnen concrete voorbeelden en beheersmaatregelen worden verkregen. Een aandachtspunt blijft hierbij wel dat teksten die uit Chatbots komen lang niet altijd specifiek en verdiepend genoeg zijn en dat er alsnog een verdiepingsslag gemaakt moet worden.

2. Het identificeren en mitigeren van risico’s

Het gebruik van AI biedt de mogelijkheid om risico’s te identificeren op basis van diverse factoren, waaronder contracten, technische specificaties of ontwerptekeningen. Dit helpt bij het identificeren van potentiële risico’s en het ontwikkelen van strategieën voor risicobeheer. Naast het identificeren van risico’s in de tenderfase, kan AI ook worden ingezet voor de monitoring van contractuele verplichtingen. Met AI kunnen contractanalyses vergeleken worden met feitelijke prestaties en kun je potentiële risico’s en tekortkomingen al in een vroeg stadium identificeren. Wanneer je hier gebruik van wilt maken hoef je maar te googelen en er zijn een tal van organisaties die softwarepakketten aanbieden voor het analyseren en automatiseren van contractwerk. Ook hier is het een kwestie van uitproberen om te kijken of en wat werkt.

3. Het effect op EMVI-criteria

In de huidige markt wordt de kwaliteit van een inschrijving grotendeels bepaald door middel van EMVI-plannen. AI wordt al ingezet voor het schrijven van deze plannen, wat kansen biedt om de kwaliteit van deze plannen te verbeteren. Het neveneffect hiervan kan zijn dat de ruimte voor marktpartijen om zich te onderscheiden kleiner wordt. Dit terwijl EMVI-criteria juist bedoeld zijn om deze verschillen bloot te leggen. Aanbesteders dienen zich hier bewust van te zijn en hier zorgvuldig mee om te gaan.  

Technologie én boerenverstand

Het gebruik van AI kan dus op meerdere vlakken voordelen bieden Aan de andere kant zijn er geluiden dat we ons boerenverstand niet moeten verliezen en dat we moeten oppassen voor een te grote afhankelijkheid van technologie. AI-systemen zijn namelijk ontworpen op basis van historische informatie en zijn hierdoor minder effectief in unieke en onvoorspelbare situaties. Het vinden van de juiste balans tussen het gebruik van technologie en boerenverstand is van cruciaal belang voor succesvolle aanbestedingen, zowel voor aanbestedende diensten als marktpartijen. Het creëren van een hybride model waarbij menselijke expertise en AI elkaar aanvullen lijkt hierbij optimaal.

Aanbestedingscongres op 26 maart 2024

Wil jij meer weten over hoe Artificial Intelligence jou kan helpen binnen de wereld van het aanbesteden? Of jouw ervaringen met AI in aanbestedingen delen met aanbestedende diensten en marktpartijen? Meld je dan aan voor het aanbestedingscongres op dinsdag 26 maart 2024 in het Provinciehuis Utrecht. Wees er snel bij, het aantal beschikbare plaatsen is beperkt.